03:32
+9 C°
Пробки:   1 балл
$
60.8583
75.4034

Как заставить должностные инструкции работать?

20 апреля 2017 года
364
Как заставить должностные инструкции работать?
Общаясь с предпринимателями, довольно часто сталкиваюсь с вопросом «как заставить работать должностные инструкции»? Я думаю, что с идеей, что должностные инструкции (ДИ) важны, согласятся многие и не обязательно руководители. Даже простые сотрудники порой сетуют на отсутствие должностных инструкций.

Периодически, на очередной волне осознания, что ДИ штука важная, кто-то из боссов фирмы начинает компанию по созданию должностных инструкций. Чем дело заканчивается не трудно догадаться. Все эти инструкции потом пылятся где-нибудь в столе или шкафу до очередного «приступа» управленческой активности руководителя, напоровшегося в очередной раз на «тупость» персонала.

Инструкция — это информация. Её можно прочитать и ей следовать, а можно разок пробежаться по ней и благополучно позабыть. А в случае острой необходимости метаться по всему офису, искать ее, в конце концов, махнуть рукой и, в попытке решить рабочую проблему, сделать первое что придёт на ум. Не факт, что это будет правильное действие.

Но, это в лучшем случае. В худшем — сотрудник в пятидесятый раз придёт к руководителю и повесит эту проблему на него. Чем возможно и вызовет у того праведный гнев и… «О! Как же заставить работать должностные инструкции?»

Да никак! Работать можно заставить ЧЕЛОВЕКА, дав ему задание, за которое он по долгу службы возьмёт ответственность. Нужен человек, который будет отвечать за работу инструкций. Потому что сами по себе они работать не станут.

Как обычно происходит. Кто-то из боссов, столкнувшись с проблемой и благополучно её разрешив, садится и описывает это решение в виде инструктивного письма. Потом он издаёт это письмо и добивается, чтобы все прочитали его и расписались. Собственно, на этом всё и заканчивается. Самые обязательные сотрудники, каковых не так много, как показывает практика, снимает копию этой инструкции и прячет её себе в стол или сохраняет в своём компе на всякий случай. Откуда при случае можно будет достать эту информацию и воспользоваться ей как шпаргалкой, чтобы выполнить работу правильно.

Но такое поведение сотрудника — это большая редкость. Что же нужно делать, чтобы всё-таки от инструкций была польза? В Административной Технологии Хаббарда, специалистом по которой я являюсь, этот вопрос проработан довольно подробно. И далее я опишу, как можно применить эти принципы на практике:

Первое что нужно сделать это решить, что в вашей компании будет человек, которому будет вменено в обязанность следить за тем, чтобы информация из должностных инструкций постоянно воспроизводилась в разуме сотрудников.

Вы нанимаете такого человека или поручаете эту функцию кому-то из имеющегося персонала. Либо, в крайнем случае, самолично берёте на себя эту задачу.

Далее, вы заводите папку на каждого сотрудника своей фирмы, на которой пишите, что это должностная папка такого-то поста. Хочу напомнить, что порядок – это такое состояние, когда вещи лежат на своих местах и выполняют надлежащую им функцию. Так вот для папки с должностными инструкциями необходимо определить место. Это место должно быть в зоне досягаемости сотрудника. Чтобы он не искал её. Чтобы он мог легко ей при необходимости воспользоваться.

Далее, вы собираете все уже имеющиеся инструктивные письма, все регламенты, все правила, все долгосрочные приказы и раскладываете их по этим папкам, делая необходимое количество копий, чтобы в каждой папке было нужное письмо. Бывает так что одну и ту же инструкцию должны знать сотрудники разных должностей.

Соответственно у них в папках эта инструкция должно присутствовать. Например, в вашей компании есть политика по предоставлению скидок клиентам. Кто должен владеть этой информацией? Менеджер по продажам, начальник отдела продаж и конечно директор. Стало быть, инструкция с этой политикой должна быть в их должностных папках.

Вполне возможно, что в самом начале, когда вы заведёте данный порядок, должностные папки будут очень тоненькими или вообще пустыми. Но по мере того как компания живёт и работает, будут появляться новые инструкции. Их-то ответственный и будет подшивать в уже имеющиеся должностные папки.

И тут мы подходим к элементу, которому уделяется особое внимание в разработанной Роном Хаббардом технологии управления. Ответственный за должностные папки должен проводить регулярные проверки знаний должностных инструкций. Всё что ему нужно для этого – это завести журнал проверок и примерно раз в неделю или в 2-3 недели (это может зависеть от количества сотрудников или других факторов) подходить к каждому сотруднику или вызывать к себе, и взяв его папку и открыв её на первом попавшемся месте задать тому один единственный вопрос из должностной инструкции.

Важно, что вопрос должен носить прикладной характер. Например, если это продавец: «Если клиент просит скидку, что ты будешь делать?», или если это начальник отдела продаж: «Ваш сотрудник не выполнил квоты, поставленные перед ним на этой неделе, что вы будете делать?» Если сотрудник ответил правильно, ему даётся подтверждение, в журнале проверок делается соответствующая отметка и ответственный идёт дальше. Если ответ был неправильный — ответственный требует переизучить все материалы папки, и через некоторое время снова подходит и задаёт один единственный вопрос. Но уже другой. И так до тех пор, пока не получит правильно ответа.

Это единственный метод, который «заставит должностные инструкции работать». Он прост и эффективен. Конечно, вы не сразу заметите перемены. Надо чтобы этот порядок прижился, и к нему привыкли. И спустя какое-то время, я уверяю вас, вы начнёте замечать перемены. Ваши люди будут допускать всё меньше ошибок в работе, процессы ускорятся. Появятся инициатива в том, чтобы создавать новые инструкции, которые буду способствовать упорядочиванию работ в вашей компании.

Это довольно простой и эффективный метод.

На первый взгляд. Потому что, когда вы возьметесь за его реализацию, вы столкнётесь с нюансами и вопросами. Например, а кому поручить функцию ответственного за должностные инструкции? Это будет его единственной функцией или нет? Как учитывать работу этого человека? За что ему платить премию? А что если сотрудники начнут протестовать?

Я не перечислил и десятой части вопросов, которые перед вами встанут. Возможно, их решение доставит дополнительное управленческое удовольствие. И вы, справляясь с ними, испытаете массу приятных моментов. Но если вдруг вы решите внедрение данной технологии провести как можно быстрее, с минимальным количеством ошибок, то обращайтесь к профи.

Владимир Панферов

 

Раздел: Экономика

Новости по теме

Смотреть все
Как разгрузить человека, делающего основной доход в компании?
23 марта 2018 года
1434
«ЦЕЛЬ КОММУНИКАТОРА Коммуникатор должен помогать своему руководителю высвобождать время для важных действий по получению дохода, для отдыха и восстановления сил, а также способствовать продлению пребывания ...
Полезная статья
13 марта 2018 года
1464
Меня иногда просят: «Владимир Ильич, напишите полезную статью!» Я то, конечно, считаю все свои статьи полезными. А мои близкие считают, что полезная статья — эта та, где есть четкие шаги «что делать». Понял, ...
Подводные камни PR (ч.1)
13 февраля 2018 года
1177
В PR, как и в любой другой профессии, есть подводные камни. Часть незначительны и видны при первом же погружении в профессию. Но есть некоторые весьма коварные, которые стоит выделить отдельно. О них и ...
Наш ответ Илону Маску или Как создать движ!
13 февраля 2018 года
1419
Сегодня пообщался с одной нашей замечательной выпускницей программы Усилитель Мощности Руководителя. У нее замечательно развивается компания, за четыре года в 18 раз вырос доход компании. Сотрудники и ...
Бизнес, технология и доход
8 февраля 2018 года
1504
Существует 4 способа, как деньги могут попасть к человеку, справедливо заметил мой друг и потрясающий специалист в области финансов Александр Фердинандович Югов. Первый - человек или организация производит, ...

Последние новости

Смотреть все
TeleTrade: Фунт может растерять достигнутое преимущество
19 апреля 2018 года
234
Фаза эйфории относительно перспектив британского фунта на фоне ожиданий ужесточения монетарной политики Банком Англии споткнулась о слабые данные по рынку труда, опубликованные в прошедший вторник. Опубликованные в среду данные по инфляции также не ...
В России второй месяц подряд растут доходы граждан
19 апреля 2018 года
274
Эксперты Росстата отметили, что доходы граждан России увеличиваются второй месяц подряд. Мартовский прирост составил 4,1 %, в сравнении с годом ранее. За прошедший квартал доходы населения поднялись на 3 %. Средняя зарплата теперь составляет ...
Банк Оренбург потратит на покупку Toyota Camry 2,3 млн рублей
19 апреля 2018 года
320
Банк Оренбург приобретет для личных нужд автомобиль марки Toyota Camry. Максимальная стоимость контракта составляет 2,3 млн рублей. Информация появилась на официальном портале государственных закупок. Банк Оренбург считается уполномоченным ...
В Оренбурге отремонтируют 9,4 км дороги за 614,2 млн рублей
18 апреля 2018 года
387
Уфимское «Приуралье» и самарский «Автодоринжиниринг» планируют заключить госдоговор на капремонт 9,4-километрового участка автодороги Р-240 «Уфа – Оренбург». Сведения появились на веб-сайте госзакупок. Как свидетельствует размещённый на ресурсе ...
РСХБ выступил организатором выпуска биржевых облигаций  ОАО «РЖД» серии 001Р-06R
18 апреля 2018 года
481
17.04.2018 была закрыта книга заявок по выпуску биржевых облигаций ОАО «РЖД» серии 001Р-06R объемом 15 млрд рублей. По выпуску облигаций предусмотрена оферта через 5 лет. Финальная ставка купона была установлена на уровне 7,25% годовых. Несмотря ...
Следуйте за нами